گروه مدیران متوسطه عباس آباد تنکابن

 مقـدمـّه :

نوشتاري كه پيش روي شماست داراي مطالبي در زمينة حسابداري واحدهاي آموزشي است كه با بياني روشن و ساده جهت آشنايي مديران مدارس تهيّه گرديده است . در اين مجموعه سعي بر آن است تا حد امكان مديران مدارس را كه در حقيقت نمايندگان آموزش و پرورش براي حفظ و حراست از بيت المال مي باشند با مسايل مربوط به حسابداري مدارس آشنا كنيم .

اين مجموعه بر اساس تجربيات بدست آمده در مديريت واحدهاي آموزشي و مطالعه و استفاده از چند منبع معتبر تهيه و تنظيم گرديده است .

دلايلي كه باعث شد اين نوشتار تهيه گردد به شرح ذيل مي باشد:

 ا- سليقه اي عمل كردن بعضي ازمديران مدارس درتنظيم اسناد مالي مدارس

2- آشنا نبودن بعضي از مديران با سيستم حسابداري

3- عدم شركت بعضي از مديران در دوره هاي توجيهي مرتبط با حسابداري

4- انتصاب مديران جديد در واحدهاي آموزشي كه تجربة كافي در زمينة مديريت و حسابداري مدارس ندارند .

5- ايجاد روية صحيح و يكسان در مدارس جهت تنظيم اسناد حسابداري

اميد است با مطالعة اين مجموعه توسط مديران مدارس قدمي در راه بهبود وضعيت حسابداري مدارس برداريم و اميدواريم كه مديران واحدهاي آموزشي با توجّه به مسئوليت شرعي كه جهت بيت المال به عهده دارند در مورد هزينة صحيح و بجاي اعتبارات و سرانه ها نهايت دقت را مبذول فرموده و از هرگونه افراط و تفريط جلوگيري به عمل آورند .

ü حساب بانكي :

حساب بانكي ، حسابي است به نام واحد آموزشي و پرورشي در رديف حساب هاي دولتي در نزد يكي از شعب بانك ملي ايران يا يكي ديگر از بانكها كه در مركز به معرفي خزانه ودر شهرستان ها به معرفي نمايندگي خزانه در استان افتتاح مي شود .

در واحدهاي آموزشي وجوه هزينه سرانه مستقيماً از طريق حسابداري آموزش و پرورش منطقه يا شهرستان در وجه مسئول واحد پرداخت خواهد شد .

برداشت از حساب بانكي در مدارس با دو امضاء از سه امضاء اعضاي شوراي مالي    ( رئيس واحد ثابت و امضاي يكي از دو نفر اعضاي شوراي مالي مدرسه) صورت خواهد پذيرفت، و اعضاي شوراي مالي در مقابل انجام هزينه ها مسئوليت مشترك خواهند داشت .

ü چك :

برداشت از حساب بانكي طي دسته چكي كه از سوي بانك با معرفي مراجع ذيصلاح به مسئولين واحدهاي آموزشي داده مي شود صورت مي گيرد . بنا بر اين مديران مدارس به منظور جلوگيري از هر گونه سوءاستفاده هاي احتمالي در هنگام صدور چك موارد زير را بايد مورد توجه قرار دهند :

1- تاريخ صدور چك با عدد و حروف نوشته شود .

2- مبلغ مندرج در چك بايد با عدد و حروف نوشته شود و در صورتي كه جاي خالي مانده باشد جلوي آن را خط كشيده و مسدود نمايند .

3-نام گيرندة وجه و مشخصات آن در متن چك قيد گردد.

4- حواله كرد چك را خط بزنيد تا وجه چك فقط به ذينفع آن پرداخت شود.

5- به منظور رسيدگي هاي بعدي و نگهداري سوابق مربوط به چك هاي صادره بايد

مشخصات كامل چك در ته سوش چك نوشته شود .

6- موجودي حساب بانكي بايد پس از صدور هر چك در قسمت ماندة كنوني ته سوش چك قيد شود .

7- چك هاي دولتي بايد به امضاي حداقل دو نفر برسد .

8- پس از امضاي چك توسط افراد ذيصلاح ، مهر آموزشگاه به چك صادره حك گردد .

9- حتي المقدور براي جلوگيري از سوءاستفاده هاي احتمالي روي مبالغ چك چسب زده شود.

10- هنگامي كه چك در وجه فردي صادر گرديد از تحويل گيرنده چك در پشت ته سوش چك امضاء دريافت گردد .

ü شوراي مالي :

شوراي مالي ، شورايي است كه جهت تصميم گيري در مورد هزينه هاي مدرسه هر دو هفته يك بار تشكيل جلسه خواهد داد و به هر حال تشكيل جلسات شوراي مالي حداقل يك بار در ماه الزامي است . كه تركيب اعضاي شوراي مالي مدارس طبق مادة 2 آيين نامة مالي واحدهاي آموزشي و پرورشي مي باشد .

بدون تصويب شوراي مالي انجام هيچ گونه هزينه اي مجاز نخواهد بود. مديران مدارس بايد با توجه به آيين نامة مالي و تركيب شوراي مالي طبق مادة2درابتداي دورة مالي(سال تحصيلي ) اعضاي شوراي مالي را تعيين نمايند.صورتجلسات شوراي مالي در رابطه با هزينه هاي جاري مدارس تحت عنوان مجوز هزينه يا خريد يا مجوز برداشت از حساب بانكي ، علاوه بر اينكه بايد به سند حسابداري و فاكتورها پيوست باشد بايد دردفتر مخصوص ثبت و به امضاي اعضاي شورا برسد.

ü وظايف شوراي مالي :

مهمترين وظايف شوراي مالي مدرسه عبارت است از :

1-  بررسي برنامه هاي مالي مدرسه و ارائة آن به انجمن اولياء و مربيان مدرسه جهت تصويب

2- نظارت بر حسن اجراي مصوبات مالي انجمن اولياء و مربيان و دستورالعمل هاي مالي ذيربط

3- همكاري مستمر با مسئول مدرسه ، در استفاده صحيح از منابع مالي با رعايت صرفه جويي و امضاي اسناد حسابداري

4- انجام ساير وظايفي كه در دستورالعمل مالي مدارس به عهدة شوراي مالي گذاشته شده است .

ü هــزينـه :

منظور از هزينه مبالغي است كه جهت كسب درآمد به خرج گرفته مي شود يعني اگر مؤسسه اي كارش ارائة خدمات است براي انجام و ارائة اين خدمات متحمل خرج ها و پرداخت هايي مي گردد كه آنها را هزينه مي گويند. يا اينكه اگر به كار خريد و فروش كالا اشتغال دارد، به منظور تحقّق اين هدف پرداخت هايي انجام   مي دهد كه همانا هزينه مي باشد .

هزينه طبق تعريفي كه در قانون محاسبات عمومي كشور براي آن ارائه شده است يعني هر نوع وجهي كه بابت كالاي تحويل شده يا خدمت انجام شده به ذينفع پرداخت مي شود . بنا بر اين شرط لازم و كافي براي تحقّق هزينه در سازمانهاي دولتي ايران،تحويل كالا يا انجام خدمت و پرداخت وجه آن مي باشد .

ü ســرانـه :

وجوهي است كه از محل اعتبارات آموزش و پرورش و يا سازمان هاي وابسته به حساب واحد آموزشي و پرورشي در نزد بانك واريز مي شود .

ü مصارف اعتبارات و سرانه ها :

اعتبارات وسرانه ها( منابع مالي مدرسه ) بايد براي مصارف ذيل هزينه گردد :

1- حمل و نقل و ارتباطات ( شامل هزينه هاي پستي و تلفني ، مخابرات ، حمل و نقل اموال و اشياء متعلّق به مدرسه ، رفت و آمد دانش آموزان و هزينه هاي مشابه )

2- تعمير تجهيزات و وسايل و ساختمان ها و پرداخت حق بيمه آنها در مقابل سرقت ، زلزله و سيل و آتش سوزي و ...

3- سوخت و آب و برق و تلفن

4- مواد و لوازم مصرفي و درحكم مصرفي اعم از آموزشي ، كارگاهي و آزمايشگاهي ، اداري و بهداشتي ، ورزشي و پرورشي

5-تهيه وسايل مصرف نشدني آموزشي و كمك آموزشي (آزمايشگاهي و كارگاهي) ورزشي و اداري و ساير اموال غيرمصرفي ديگر

6- هزينه هاي مربوط به فعاليت هاي پرورشي شامل : اقامه نماز ، برگزاري اردوها ، مسابقات ورزشي ، علمي، فرهنگي و هنري ، اجراي مراسم ايام ا... و اعياد مذهبي ، ملي و مناسبت هاي مختلف

7- هزينه هاي مربوط به فعاليت هاي فوق برنامه پرورشي و ورزشي و كمك هاي ضروري به دانش آموزان و خريد جوايز و هدايا

8- هزينه تشكيل كلاس هاي آموزش خانواده و مشاركت درتشكيل وفعاليت مركزراهنمايي و مشاوره خانواده ( وابسته به انجمن اولياء و مربيان )

9- حق اشتراك مجلات آموزشي ( پيوند ، رشد ، تربيت و ... )

10- تشويق كاركنان ، معلمان و مربيان مدرسه با رعايت مفاد مادة 90آيين نامه اجرايي مدارس

11- پرداخت حق التدريس معلمين و حق الزحمة عوامل اجرايي كلاس هاي جبراني و فوق برنامه از محل وجوه مربوط به كمك هزينه خدمات خاص آموزش و پرورش

12-پرداخت فوق العادة خاص و كارانه از محل بند 3 مادة 11 قانون شوراها پس از تصويب شوراي آموزش و پرورش

13- تهية موادغذايي در مدارس شبانه روزي

14- تهية وسايل ايمني آموزشگاه

15- ساير موارد پيش بيني نشده كه انجام آن در ارتباط با فعاليت مدرسه ضروري و اجتناب ناپذير است .

يادآوري اين نكته ضروري است كه در تنظيم اسناد حسابداري ، حساب هاي هزينه هميشه بدهكار بوده و حساب هاي درآمدي كه شامل سرانه ، كمكهاي مردمي و .... مي باشند هميشه بستانكار مي باشند .

ü سؤال :

آيا مديران مدارس مي توانند براي تقدير و تشويق كاركنان و معلمان مثلاً در هفتة معلم از محل سـرانه مبلغي برداشته و هدايايي خريده و به آن ها اهداء نمايند ؟

ü پاسخ :

خير ، مديران مدارس از محل سرانه مجاز به تهية هدايا براي معلمان نمي باشند امّا به استناد مادة 90 آيين نامة اجرايي مدارس از محل كمك هاي مردمي با موافقت انجمن اولياء و مربيان مي توانند جهت تشويق كاركنان و معلمان استفاده نمايند .

ü تـنـخــواه :

در بيشتر واحدهاي آموزشي جهت سهولت در انجام پرداخت ها ، مقداري وجه نقد در اختيار شخص يا اشخاص قانوني كه « مدير » ناميده مي شوند ، گذاشته  مي شود تا پرداخت هاي جزئي كه نيازمند انجام تشريفات معمول پرداخت نمي باشد از آن محل انجام شده و سپس اسناد و مدارك مثبته در اين زمينه تهيه شود .

مبلغ تنخواه گردان با صدور چك در وجه مدير آموزشگاه به وي پرداخت مي شود مبلغ تنخواه گردان لازم است در پايان هر دورة  مالي تسويه شود .

شوراي مالي مي تواند جهت پرداختهاي فوري و اضطراري و انجام هزينه هاي مدرسه طبق مادة 6 آيين نامة مالي مدارس مبلغي تنخواه گردان حداكثر تا 3000000 ريال در اختيار مدير مدرسه قرار دهد . بنا بر اين تنخـواه وجهـي است كه در اختيار مديرمدرسه قرارمي گيردتا باآن هزينه هاي جاري مدرسه را انجام دهد.

تـبـصــره :حداكثر مبلغ تنخواه گردان در ابتداي هرسال تحصيلي با تصويب شوراي آموزش و پرورش استان قابل تغيير است .

در پايان سال يا دورة مالي كه قرار است تراز مالي دوره تنظيم شود اگر مبلغي از تنخواه در دست مديران باقي مانده باشد موظفند آن را به حساب آموزشگاه در بانك واريز نمايندسپس به تنظيم تراز مالي اقدام كنند.

نكتة مهم :اگر مديري پس از آنكه خريدي براي مدرسه انجام داد و در وجه فروشنده چكي صادر كرد در تنظيم اسناد ،حساب بانك بستانكار خواهــد شد واگروجه موردنظر را از محل تنخواه كه دردست مدير مي باشد پرداخت نمايددر تنظيم اسناد ، حساب تنخواه بستانكار خواهدگرديد و حساب هزينه ها بدهكار مي شوند .

بنا بر اين مديران مدارس در هنگام ثبت عمليات حسابداري بايد به اين نكته توجّه داشته باشند.

ü فاكتور :

فاكتور به هر نوع مدركي گفته مي شود كه حداقل حاوي اطلاعات زير باشد:

1- مقدار كالاي تحويل شده يا كار انجام شده

2- بهاي واحد كالا يا كار

3- جمع كل بهاي كار يا كالاي تحويل شده به عدد و حروف بر حسب ريال

4- نام و نشاني كامل فروشنده يا انجام دهندة كار به همراه امضاء( ممكن است نام و نشاني فروشنده يا انجام دهندة كار به صورت حك مهر در ذيل فاكتور باشد .)

5- تعيين نوع كالا يا خدمات در ستون شرح

6- ثبت تاريخ خريد و فروش كالا در سربرگ فاكتور به روز ، ماه و سال

7- ثبت عنوان خريدار در قسمت صورتحساب مندرج در سربرگ فاكتور

نمونه اي از فاكتور

فاكتور فروش

شماره اقتصادي............. شماره...................

صورتحساب ...................... تاريخ..../..../....

     امضاء خريدار..............................امضاء فروشنده...............................

    نشاني..........................................................تلفن..............................

ü سند حسابداري :

هر فعاليت مالي كه واقع مي شود حداقل در دو حساب ( بدهكار و بستانكار ) تأثير مي گذارد . حساب هايي كه بر اثر وقوع فعاليت مالي تحت تأثير قرار مي گيرند در ورقه اي به نام سندحسابداري ثبت وازآن طريق دردفاتر حسابداري (روزنامه وكل) منعكس مي شود . بنابراين سند حسابداري ، برگه اي است كه در آن فعاليت هاي مالي انجام شده بر حسب نوع حساب ، بدهكار و بستانكار مي گردد .

در سند حسابداري ، دريافتها در ستون بدهكار و پرداختها در ستون بستانكار درج مي شود. در هر سند بايد جمع مبالغ دريافتي و پرداختي يكسان باشد و سند حسابداري ، تراز حسابهاي بدهكار و بستانكار را نشان مي دهد .

سند حسابداري پس از امضاي مراجع صلاحيت دار در يك سازمان قابل ثبت در دفاتر حسابداري مي باشد.

سند حسابداري مورد نياز مدارس بايد داراي فضاي مناسب جهت درج اطلاعات ذيل باشد :

1- شمارة سند و تاريخ سند حسابداري

2- ذكر تعداد برگه هاي پيوست به سند حسابداري

3- ذكر شمارة صفحة دفتر كل

4- شرح كافي در مورد واقعة مالي و ذكر شمارة چك صادره

5- ستون مربوط به مبلغ كه حسب مورد ، مبلغ جزء يا مبلغ بدهكار و يا مبلغ بستانكار به ريال مي باشد.

6- ذكر جمع مبالغ به عدد و حروف

7- ذكر صفحة دفتر روزنامه در ذيل سند

8- نام و نام خانوادگي و سِمَت و امضاي مسئولين مجاز

سندحسابداري

شمارة سند : ......

تاريخ : ......................                       پيوست : ..........برگ

جمع مبلغ ................ريال به شرح بالا به صفحة........ در دفتر روزنامه ثبت گرديد .

حسابدار:.................رئيس واحدآموزشي..............رئيس انجمن اولياءومربيان:................

ü قسمتهاي سند حسابداري :

سند حسابداري فوق داراي قسمتهاي ذيل مي باشد كه به شرح هركدام مي پردازيم:

1- شمارة سند : در ابتداي دورة مالي بر روي هر سند شماره اي نوشته مي شود كه اين شماره ها از آغاز دورة مالي با عدد يك آغاز و به طور پياپي تا پايان دورة مالي ادامه مي يابد .

2- تاريخ : منظور تاريخ وقوع معاملات است كه با تاريخ فاكتور يكي مي باشد. (بر اساس روز ، ماه وسال )

3- پيوست : منظور تعداد برگه هايي است كه به سند پيوست مي باشد . اگر به حساب واحدآموزشي مبلغي تحت عنوان سرانه ويا هروجه ديگري واريز شود ضمن پيوست فيش بانكي به سند ، در قسمت پيوست نوشته مي شود : يكبرگ. واگر مبلغي از سرانه با صدور چك در وجه ارائه دهندة خدمات هزينه گردد و كالاهايي خريداري شود ضمن پيوست يكبرگ مجوز هزينه (خريد) و يكبرگ فاكتور خريد به سند حسابداري در قسمت پيوست نوشته مي شود : دوبرگ . واگر از محل تنخواه پرداخت شود ضمن پيوست فاكتور به سندحسابداري در قسمت پيوست سندحسابداري « يكبرگ » نوشته مي شود.

4- شمارة دفتر كل : منظور شمارة صفحة دفتر كل است كه عنوان حساب در آنجا ثبت شده است .

5- شمارة دفتر معين و مبلغ جزء: در مدارس به علت حجم محدود فعاليت هاي مالي نياز به ثبت شمارة دفتر معين نمي باشد ولي براي مبلغ جزء اگر قرار باشد مثلاً دو يا چند فاكتور در يك سند نوشته شود مبالغ هر فاكتور به صورت جز به جز و به تفكيك در ستون مبلغ جزء و به صورت جمع در ستون بدهكار نيز ثبت مي شود و شرح كافي داده خواهد شد .

6- ستون شـرح : در اين ستون ابتدا نام حسابي كه بدهكار مي شود درمنتهي اليه سمت راست ستون و سپس نام حسابي كه بستانكار مي شود يك سطر بعد ( خط دوم ) و متمايل به سمت چپ نوشته مي شود ، بعد از آن ، شرح مربوط به فعاليتهاي مالي ثبت مي گردد .

7-ستون بدهكار : در اين ستون ، مبلغي كه يك حساب بدهكار گرديده ، دقيقاً در مقابل نام حساب ثبت مي گردد .

8- ستون بستانكار : در اين ستون ، مبلغي كه يك حساب بستانكار شده ، دقيقاً در مقابل نام حساب ثبت مي گردد .

براي اينكه در ثبت مبالغ مربوط به بدهكار و بستانكار اشتباهي صورت نگيرد و هر عدد در جاي خود ثبت گردد ارقام و اعداد را در ستونهاي سندحسابداري ، دفتر روزنامه و دفتركل ازسمت راست ستون ثبت مي نماييم.

9- در قسمت پايين سند جمع مبالغ به صورت عدد و حروف نوشته شده و شمارة صفحة دفتر روزنامه نيز قيد مي گردد.

10- ذيل سند توسط افرادي كه مشخص شده است امضاء مي شود و در مدارسي كه پست حسابدار وجود ندارد نياز چنداني به امضاء آن قسمت نمي باشد .

ü دفتـر روزنـامـه:

اطلاعات مربوط به فعاليت هاي مالي پس از تجزيه و تحليل ( تعيين حسابهاي بدهكار و بستانكار ) و تنظيم سندهاي مربوط در دفتري به نام دفتر روزنامه به ترتيب تاريخ وقوع ثبت مي گردند .

در دفتر روزنامه، كلية فعاليتهاي مالي مدرسه ، كه مستلزم دريافت و يا پرداخت وجه است ، بر اساس سند حسابداري و به ترتيب تاريخ و با درج شمارة سند ، ثبت مي گردد.

كلية دريافتها در ستون بدهكار و كلية پرداختها در ستون بستانكار درج مي شود . در انتهاي هر صفحة دفتر ، جمع ستون بدهكار و بستانكار نوشته  مي شود كه بايد تراز باشد و يك عدد يكسان در دو ستون ثبت گردد . سپس جمع به دست آمده به صفحة بعد منتقل مي گردد.

ساده ترين و متداول ترين نوع دفتر روزنامه ، دفتري است كه آن را دفترروزنامة عمومي يا دفتر روزنامة دوستوني مي نامند . اين دفتر داراي دو ستون براي ثبت مبالغ بدهكار و بستانكار مي باشد . 

به طور خلاصه مي توان گفت كه اطلاعات مربوط به دفتر روزنامه را دقيقاً مي توان از روي سندحسابداري كه تنظيم شده ، ثبت نمود .

نمونة دفتر روزنامه

دفتر روزنامه

 

رديف

تاريخ

شمارة دفتركل

شــــــــرح

شمارة سند

بدهكار

بستانكار

روز

ماه

ريال

ريال

منقول از صفحة...............              نقل به صفحة..................